Så här mycket kostar det egentligen att fatta felbeslut om att lägga anbud eller inte | Brainial

Så här mycket kostar de misstag du gör när det gäller att lägga eller inte lägga anbud dig egentligen

Vi känner alla till frustrationen när man är övertygad om att man kommer att vinna en upphandling, bara för att en konkurrent sedan kammar hem kontraktet. Veckor av arbete, ett anbud man är stolt över – och precis när man hoppades kunna sätta igång faller hela affären igenom. Frustrerande, för att uttrycka det milt. Att förlora hör förstås till jobbet, men vissa avslag svider mer än andra. Särskilt när det visar sig att varningssignalerna fanns där redan från början.

En allvarlig risk, ett uteslutningsskäl eller helt enkelt en sämre matchning än du först trodde. Med rätt information vid rätt tidpunkt hade du kanske fattat ett helt annat beslut om att lämna anbud eller inte – och därmed sparat dig mycket tid, arbete och huvudbry. I den här artikeln tittar vi på vad misstag i samband med beslutet om att lämna anbud eller inte egentligen kostar och hur du kan avgöra vilka upphandlingar som är värda att satsa på redan innan det egentliga arbetet ens har börjat.

‍

Ett felaktigt ”klart” håller hela din organisation sysselsatt
I det ögonblick du beslutar dig för att lämna ett anbud skapar du arbete för långt fler än bara din anbudsansvarige. Dokumenten måste granskas, kraven identifieras, den juridiska avdelningen måste utvärdera avtalsvillkoren, ekonomiavdelningen måste kontrollera den kommersiella lönsamheten... Och själva anbudet måste fortfarande skrivas, finslipas och granskas. Varje ”klartecken” tar därför upp en betydande del av hela teamets tid. För att sätta detta i perspektiv, låt oss gå igenom ett enkelt exempel baserat på ett anbudsmaterial på 100 sidor.

Anta att er anbudsansvarige lägger 16 timmar på anbudet, att juridik- och ekonomiavdelningarna tillsammans bidrar med ytterligare 4 timmar och att ämnesexperterna lägger ytterligare 8 timmar på att komma med synpunkter. Utvärderas samma affärsmöjlighet också två gånger? Eller måste ni återigen undersöka varför en liknande affärsmöjlighet tidigare fick klartecken eller avslag? Då kan du lätt lägga till ytterligare 2 timmar. Om det senare visar sig att denna anbudsinfordran aldrig borde ha godkänts från början, har du redan lagt ner cirka 30 timmar i onödan.

Och då har du inte ens räknat med de timmar du gått miste om på
Om du redan tänker ”det är ju massor av timmar”, så finns det mer. Det här är bara de timmar du kan räkna och se på en tidrapport. Den största kostnaden är den tid som ditt team inte längre kan lägga på ett starkare anbud. Medan ditt team lägger mer än 30 timmar på en affärsmöjlighet med relativt låga chanser att lyckas, kan samma timmar inte ägnas åt en där ni har mycket bättre förutsättningar att vinna.

Er anbudsansvarige kunde ha använt den tiden till att finslipa vinnarstrategin för ett annat anbud. Fackexperterna kunde ha samlat in starkare underlag. Det kunde till och med ha funnits utrymme för ytterligare en granskningsomgång. Inget av detta garanterar förstås en vinst, men det visar varför ett dåligt beslut om att gå vidare kostar betydligt mer än de timmar som till slut dyker upp på er tidrapport.

‍

Fatta snabbare beslut om att lämna anbud eller inte
Med Brainial kan du identifiera potentiella hinder innan du fattar beslutet om att lämna anbud eller inte. Tender Alerts samlar automatiskt in relevanta anbudsinfordringar utifrån dina egna sökprofiler, medan Brainial extraherar viktiga kriterier, uteslutningsgrunder, risker och planeringsdetaljer direkt från anbudshandlingarna. Detta hjälper dig att snabbt se om du uppfyller de viktigaste kraven, var potentiella risker finns och vilka tidsfrister eller villkor som kräver extra uppmärksamhet.

Ditt team behöver inte längre gå igenom dussintals dokument bara för att avgöra om en affärsmöjlighet är värd att satsa på. Alla utgår från samma information, vilket hjälper er att snabbare fatta ett välgrundat beslut om huruvida ni ska lämna ett anbud eller inte. Vill du se hur Brainial kan hjälpa er? Vi visar gärna hur det fungerar i en demonstration.