Så skapar Brainial struktur och effektivitet i AFAS anbudsprocess

För AFAS var det en tydlig prioritet att öka både tempot och strukturen i anbudsprocessen.
I och med införandet av fyradagarsvecka hade teamet 20 % mindre tid att hantera samma antal upphandlingar.

Analyser tog längre tid än nödvändigt, utrymmet för strategiska och innehållsdrivna beslut var begränsat, och arbetet krävde ständiga växlingar mellan olika dokument och system.

Det stod klart att arbetssättet behövde förändras.

Minska informationsbruset

AFAS behövde ett sätt att snabbare få insikter från interna dokument, analysera mer effektivt och förbereda förslag i tid och utan fel. ”När vi letade efter en lösning stötte vi på Brainial, förklarar Rik. ”Som mjukvaruföretag är vi vana vid att automatisera processer och använder redan AI själva. Därför tilltalade Brainial oss Brainial : genom att använda teknik för att samla all relevant information på ett ställe får vårt team bättre överblick och kan arbeta mer effektivt.”

Brainial teamet den översikt och kontroll som behövdes för att hantera en komplex och tidskrävande process.

Hur Brainial skillnad

Tillsammans med Brainial ordnade AFAS-teamet upp anbudsprocessen steg för steg. Istället för att bara ”trycka på en knapp” fokuserade de på de frågor som tog mest tid: vilka upphandlingar som är relevanta, vilka dokument som hör till vilka projekt och var riskerna eller de viktigaste uppmärksamhetspunkterna finns.

”Teamet gjorde tydliga överenskommelser om vem som samlar in vilken information och strukturerade dokument så att alla, utifrån sin egen roll, får exakt det de behöver”, säger Rik. ”På så sätt behåller varje teammedlem kontrollen, och vi fick inte bara tydlighet utan också ett nytt sätt att arbeta tillsammans.”

Innan Brainial implementerades var AFAS-teamet ständigt upptaget med att söka, kopiera och klistra in, vilket gjorde det svårt att följa projektets framsteg. ”Med Brainial har vi nu en central översikt, vilket gör att vi kan analysera mycket snabbare och fokusera på själva innehållet”, förklarar Rik. På bara några månader minskade AFAS analysiden med 15–20 %, minskade det manuella arbetet och frigjorde mer tid för att fokusera på kvalitet och innehåll.

Samarbetet tog fart

Det sammansvetsade AFAS-teamet arbetar nu med en enhetlig strategi, med Brainial central källa. ”Alla vet var de ska leta, vilka åtgärder som har prioritet och hur dokument och analyser hänger ihop. Vi har internt kommit överens om att alla ska följa samma metodik. Det ger struktur och trygghet”, förklarar Rik.

”Det som är fantastiskt är att AFAS-teamet aktivt bidrar med idéer om hur vi kan göra anbudsprocessen ännu smidigare”, säger Fedor Klinkenberg, medgrundare av Brainial. ”Tänk på automatiserade uppgiftsfördelningar eller smarta integrationer med deras system, så att alla vet exakt vad som behöver göras och lägger mindre tid på att söka eller fundera ut saker.”

Nästa steg i anbudshantering

Tack vare samarbetet med Brainial hanterar AFAS nu sina upphandlingsprocesser på ett tydligare och effektivare sätt. Dokument, åtgärder och planering samlas i ett enda system, vilket möjliggör snabbare analyser, punktliga förslag och ett starkare fokus på strategi och genomslagskraft.

”Det ideala är att kunna sammanställa och skicka in ett komplett dokument, inklusive våra mallar och varumärke”, säger Rik. ”Skrivassistenten hjälper oss med detta och gör processen mycket effektivare.”

Resultatet: en verkligt hanterbar anbudsprocess, smidigare arbetsflöden och mer tid för det som verkligen betyder något – kvalitet, insikt och strategisk påverkan.

‍