AI i upphandlingsprocessen: hur upphandlingsgrupper kan återgå till strategiskt tänkande

Anbudsförfaranden är ett nödvändigt ont för många byggföretag. Processen är tidskrävande, komplex och full av repetitiva uppgifter. Timmar går åt till att bläddra igenom dokument, kopiera text och kontrollera information – allt under hård tidspress. Fedor Klinkenberg känner till denna värld inifrån. Han skaffade sig sin erfarenhet på ett mjukvaruföretag, där han såg hur kunskap gick förlorad och misstag upprepades gång på gång. Det var då han bestämde sig för att saker och ting måste förändras.

Fedor Klinkenberg – VD för Brainial drivs av att lösa komplexa problem och ta fram smarta, praktiska lösningar. Under många år arbetade han själv med upphandlingsprocesser och upplevde hur repetitivt, splittrat och tidskrävande arbetet kunde vara. Den erfarenheten lade grunden till hans ambition: att utveckla ett verktyg som stödjer hela processen utan att ta makten ifrån dem som verkligen förstår sig på upphandling.

Tillsammans med Taco Hiddink, som har mångårig erfarenhet av AI och big data, satte sig Klinkenberg för att skapa en plattform som inte bara ökar effektiviteten utan också förbättrar kvaliteten på beslutsfattandet. ”Vårt mål är att anbudsteamen ska kunna fokusera på strategi och kreativitet”, säger Klinkenberg.

När var det du tänkte: det här måste verkligen förändras?

”Det var inte någon enskild händelse, utan en uppbyggnad av frustrationer. Anbudsgivarna förlorade enormt mycket tid på att bläddra igenom dokument och kopiera gamla texter, trots att det är just deras strategiska insikter och erfarenhet som skapar mervärde. Till en början tänkte jag: det här är bara en del av jobbet, så fungerar byggbranschen.”

Men när jag såg hur mycket kunskap som byggdes upp om och om igen – bara för att sedan försvinna igen – började det störa mig. Anbud efter anbud gick vi igenom i stort sett samma berg av frågor och teman, och varje gång var vi tvungna att börja om från början. Det kändes som ett systemfel.

”Så jag började prata med folk i mitt nätverk och intervjuade över 100 upphandlings- och anbudsansvariga runt om i Nederländerna. Alla brottades med samma problem. Det var bekräftelsen: det handlar inte om människorna, utan om arbetssättet. Och det måste finnas ett smartare sätt att organisera den här processen.”

Hur kom det sig att du började arbeta med artificiell intelligens?

”När vi undersökte anbudsprocessen träffade jag Taco Hiddink, en data scientist årtionden av erfarenhet inom maskininlärning. Han förstod genast vad jag menade: vi har en guldgruva av kunskap, men inom byggbranschen är den splittrad och låst in.”

Fram till dess kunde datorer läsa dokument, men inte tolka dem. AI förändrade detta i grunden. Med hjälp av natural language processing Brainial analysera texter på samma sätt som människor gör: genom att uppfatta innebörden, identifiera samband och förstå prioriteringar. Detta gjorde det äntligen möjligt att strukturellt förbättra anbudsprocessen.

Vi tränade systemet genom att ta fram generiska modeller som matades med offentliga anbudshandlingar, så att AI:n kunde förstå anbudens struktur och logik. Därefter skapade vi branschspecifika modeller för byggsektorn, inklusive exempel på UAV-GC-kontrakt, administrativa villkor och andra branschspecifika dokument.

Studenterna hjälpte till med datamärkning: att märka upp dokument, gruppera textavsnitt och bearbeta exempel på projektplaner. På så sätt lärde sig systemet vilken information som är viktig, hur den ska viktas och hur man kopplar samman insikter mellan olika dokument.

Dessutom lägger kunderna till sina egna historiska data, vilket gör Brainial anpassas helt efter deras arbetssätt. Detta säkerställer att informationen förblir säker inom kundernas miljöer och aldrig delas med andra.

”Många företag försöker integrera AI i befintliga system i efterhand. Det leder ofta till komplicerade integrationer och begränsat värde. Vi har från första början utformat våra processer, modeller och användarupplevelse med AI i centrum. Det gör att systemet direkt kan tolka stora mängder dokument, strukturera informationen och ge relevanta insikter. Det är grunden som allt bygger på.”

Vissa människor är tveksamma till AI. Hur Brainial det? Tar AI över kontrollen?

”Jag förstår den tveksamheten fullständigt. Byggbranschen är en sektor där tillförlitlighet, säkerhet och kontroll är avgörande. En ’svart låda’ som ger resultat utan förklaring passar inte in i det sammanhanget.”

Det är därför vi har utformat Brainial ett öppet system. Varje AI-analys går att spåra till sin källa. Om du klickar på en sammanfattning eller slutsats kan du se exakt vilket dokument och vilket stycke den härrör från.

”AI fattar alltså inte beslut åt dig. Den hjälper dig att fatta bättre beslut. Brainial teamen Brainial det administrativa arbetet så att de kan fokusera på strategi, kvalitet och differentiering. Programvaran sköter grundarbetet. I den meningen gör AI faktiskt anbudsförfarandet mer mänskligt – det skapar ordning i dokumentkaoset.”

Hur fungerar det i praktiken? Vad gör Brainial ?

”När ett byggföretag tar emot ett anbudsmaterial – ofta på flera hundra sidor – laddas det upp till Brainial. Programvaran identifierar automatiskt teman som säkerhet, planering, hållbarhet och avtalsvillkor och grupperar dem därefter.

Därefter analyserar AI risker, inkonsekvenser och saknad information. Allt visualiseras tydligt, så att anbudsteamet omedelbart kan se var det finns behov av uppmärksamhet.

Det underlättar även utarbetandet av projektplanen. Brainial relevanta avsnitt från tidigare vinnande anbud från samma företag. På så sätt kan teamen återanvända beprövad kvalitet som anpassats till det nya sammanhanget.

Byggbranschen står inför stora utmaningar när det gäller hållbarhet. Kan Brainial till detta?

”Absolut. I anbudsinfordringar ingår allt oftare hållbarhetskriterier. Brainial identifierar och strukturerar dessa Brainial .”

Vår skrivassistent hjälper också teamen att vara mer konkreta. Om någon skriver ”vi bygger cirkulärt” kommer AI:n att fråga: hur återanvänds materialen exakt, och hur säkerställs det under genomförandet? Detta uppmuntrar teamen att vara mer precisa, vilket ökar chanserna till ett bra betyg.

Vi ser att kunderna får bättre betyg när det gäller de kvalitativa aspekterna av anbuden. Det är en vinst – inte bara ekonomiskt, utan även socialt.

Kan du ge några exempel på hur man kan spara tid?

”Vissa företag brukade lägga två dagar på att analysera en anbudsförfrågan, men klarar det nu på två timmar. Andra kan sammanställa alla anbudshandlingar och identifiera risker på bara 15 minuter.”

Men framför allt: de gör färre misstag och missar inte längre några krav. Det förbättrar kvaliteten avsevärt. Vissa användare säger att Brainial som en kollega som aldrig blir trött och som kommer ihåg allt.

Kan du ge ett exempel på kostnadsbesparingar?

”Det här ser man ofta i projekt som kräver många certifieringar och kvalifikationer. Vanligtvis kontrollerar teamen detta manuellt – vem är certifierad för vad, är dokumenten uppdaterade, saknas något? Det är tidskrävande och felbenäget.

Med Brainial analyseras alla certifieringar automatiskt och kopplas till rätt medarbetare och arbetsuppgifter. Du ser omedelbart vad som saknas och kan därmed undvika förseningar eller böter.

Systemet använder även tidigare projektdata för att identifiera risker. Om vissa medarbetare upprepade gånger förnyar certifieringar för sent eller om leverantörer orsakar förseningar, Brainial detta i god tid. Det gör det möjligt för entreprenörerna att hinna anpassa sig i tid.

Resultatet blir en betydande minskning av kostnaderna för fel, eftersom viktig information inte längre går förlorad. Besluten fattas snabbare och blir mer tillförlitliga.

Hur stor är er användarbas idag?

”Vi har 130 kunder, varav mer än 75 är verksamma inom bygg- och anläggningsbranschen samt infrastruktur. Bland dessa finns såväl medelstora entreprenörer som stora byggkoncerner.”

Vi är även verksamma inom andra branscher, såsom städning, fastighetsservice och bemanning. Men byggbranschen är fortfarande vårt huvudsakliga fokus. Det är där vårt hjärta ligger och där behovet av innovation är som störst.

Är Brainial avsett för stora företag?

”Absolut inte. Medelstora och mindre entreprenörer har stor nytta av tidsbesparingen och den kunskap som bevaras. De har ofta inga särskilda anbudsteam och måste hantera anbud parallellt med övrigt arbete.”

För dem Brainial samma kvalitet och struktur som stora företag – utan stora investeringar i personal eller IT.

Vi ser också att små och medelstora företag ofta lägger ännu större vikt vid effektivitet. Om ett litet team måste hantera flera anbud per år är det ett system som strukturerar och återanvänder information som avgör om man bara deltar eller verkligen konkurrerar.

Hur ser det ut med prisnivån?

”Vi har medvetet hållit kostnadströskeln låg. Vi använder skalbara licensmodeller som är anpassade efter företagets storlek och behov. Mindre företag betalar inte för funktioner som de inte använder.”

”Vårt mål är att göra avancerad teknik tillgänglig för alla.”

Var vill du befinna dig om fem år?

”Om fem år vill vi vara en pålitlig digital partner för alla som är involverade i byggprojekt – inte bara anbudsteam, utan även projektledare, planerare och platschefer.”

Vi hoppas också kunna bidra till en bredare förändring av hur branschen hanterar kunskap och samarbete. Om vi kan förbereda projekt på ett smartare sätt och använda informationen mer effektivt kan vi minska kostnaderna vid misslyckanden, påskynda processerna och höja kvaliteten.

Det gynnar inte bara företagen, utan samhället i stort: mindre avfall, färre fel och snabbare, mer hållbara projekt.”

Och därefter?

”Jag tror att vi är på väg mot en byggbransch där data, kunskap och människor är mycket bättre sammankopplade. En bransch där mindre tid går åt till administration och mer utrymme skapas för innovation.”

”AI kommer att spela en viktig roll, men den måste förbli i människornas tjänst. Det är kärnan: tekniken lyckas bara om den hjälper oss att samarbeta bättre.”

Vad är din personliga motivation?

”Jag älskar att bygga, i vid bemärkelse. Att skapa något som inte fanns tidigare. Brainial också ett byggprojekt – fast här bygger vi kunskap, struktur och förtroende.”

Det som driver mig är övertygelsen om att tekniken kan stärka människor. Att vi inte behöver välja mellan mänsklighet och effektivitet. När AI används på rätt sätt återför den klarhet, överblick och till och med glädje i arbetet. Och det är kanske den största vinsten av alla.

‍