Tänk om varje anbud gör nästa anbud smartare? Anbudets livscykel

Tänk om varje anbud skulle göra nästa anbud smartare?
Så fort ett nytt anbud kommer in börjar processen om från början. Dokument granskas, krav gårs igenom och underlag letas fram ur gamla mappar. Trots att mycket av den kunskapen redan finns någonstans i er organisation. Kanske vann ni ett liknande uppdrag så sent som förra året, vilket innebär att de rätta svaren, argumenten och exemplen redan finns där. Men ni kan inte alltid hitta dem när ni behöver dem.

Så hur kan man ändra på det? Och hur ser man till att varje ny anbudsförfrågan bygger vidare på alla de anbud som teamet har svarat på tidigare? Det är just det vi ska förklara i den här artikeln.

‍

Varje anbudsprövning inleds som om det vore den första
I praktiken är anbudsprocessen cyklisk: ett uppdrag dyker upp, ditt team analyserar det, utarbetar anbudet, lämnar in det och väntar på resultatet. Därefter avslutas ärendet, och när nästa uppdrag dyker upp börjar exakt samma cykel om igen. Helt enkelt för att de lärdomar man dragit inte sparas på en central plats.

För, tja: ett väl genomtänkt svar på ett krav hamnar förmodligen i en projektmapp så fort anbudet har lämnats in, för att aldrig öppnas igen. En utvärdering med värdefull feedback från kunden finns i ett separat dokument. Och resonemanget bakom beslutet om att lämna in eller inte lämna in ett anbud finns kvar i huvudet på den som var med. Så när nästa anbudsförfrågan dyker upp finns informationen fortfarande kvar. Den finns bara inte där någon letar efter den.

‍

Upphandlingsinformation som bygger vidare på tidigare erfarenheter
Att bygga vidare på upphandlingskunskap innebär att varje upphandling bidrar till den kunskap som din organisation redan har, istället för att betraktas som något helt separat från den föregående. En risk som identifierats en gång blir lättare att känna igen i nästa upphandling. Ett godkänt svar blir utgångspunkten för nästa liknande fråga. En utvärdering påverkar inte bara efteranalysen, utan även tillvägagångssättet inför nästa anbud.

Det är en annan utgångspunkt än enbart hastighet. Att skriva snabbare med hjälp av AI är till hjälp just då, men det tillför inte mycket till lärandet i det långa loppet, såvida inte resultatet blir en del av något större. Att bygga upp kunskap handlar om vad som fastnar, inte om vad som bara gick snabbare en gång.

‍

Att sluta cirkeln i anbudsprocessen
I praktiken innebär det att varje steg i anbudsprocessen bygger vidare på det föregående. Undersöknings- och kvalificeringsfaserna drar nytta av tidigare beslut om att gå vidare eller avbryta. Vid dokumentanalysen återanvänds risker som redan har identifierats. Författarna utgår från svar som redan har visat sig vara värdefulla, istället för att sitta och stirra på ett tomt ark.

Och när cykeln är slut återkopplas lärdomarna till början. Det som en utvärdering visar om förbisedda aspekter eller starka argument påverkar direkt nästa omgång. Istället för en osammanhängande rad av anbud skapar du en sammanhängande kedja.

‍

Vad detta innebär för teamet
Team som arbetar på detta sätt lägger mindre tid på att söka information, återge sammanhang och återupprepa diskussioner som redan har förts. De skriver med större självförtroende eftersom deras argument bygger på tidigare belägg snarare än på nya antaganden. Och den kunskapen finns kvar även när någon lämnar företaget eller en ny teammedlem ansluter sig.

‍

Är du nyfiken på hur det ser ut i praktiken?
Brainial samlar kunskap från tidigare anbud, utvärderingar och projekt i en och samma miljö, kopplad till källan och sammanhanget. På så sätt bygger varje anbud vidare på det föregående istället för att stå för sig själv. Boka en demonstration och upptäck hur samlad anbudskunskap kan förändra din anbudsprocess.