Hur Bruns tar tillvara på över 63 års expertis inom upphandling med Brainial

Bruns hade ingen brist på kunskap om anbudsförfaranden. Sedan 1963 har företaget byggt upp ett omfattande arkiv med beprövade förslag, övertygande svar och specialistkunskap inom projektarbete, samtidigt som man har skapat interaktiva utställningar för museer, vetenskapscenter och besökscentrum över hela världen. Eftersom många av dessa projekt inleds med ett anbudsförfarande är denna kunskap ovärderlig. Utmaningen bestod i att hitta rätt information vid rätt tillfälle.

”Vid varje ny upphandling är utmaningen inte brist på expertis, utan att hitta den mest relevanta informationen”, säger Miranda Hartung, Commercial Tender Manager. I takt med att kunskapsbasen fortsatte att växa riskerade varje ny upphandling att innebära en upprepning av arbete som redan hade utförts. Bruns behövde därför ett smartare sätt att söka, tillämpa och bygga vidare på mer än 63 års expertis.

Varför Bruns behövde mer än ett skrivverktyg
Liksom många andra organisationer experimenterade Bruns med ChatGPT. ”Jag skapade ett projekt i ChatGPT och bjöd in några kollegor. Det var användbart för att besvara enskilda frågor eller skriva korta texter, men det erbjöd inte ett effektivt sätt att söka, strukturera och koppla samman den expertis, projekterfarenhet och organisationskunskap som hade byggts upp under många år.”

Teamet började därför leta efter en lösning som kunde göra mer än att bara generera text. De ville ha en plattform som kunde hjälpa dem att snabbt identifiera relevant erfarenhet, underbyggande bevis och projektinformation, så att de kunde ägna sin tid åt att ta fram ett så starkt förslag som möjligt för varje kund. Bruns fann den lösningen på Brainial.

Allt ett anbudsteam behöver på en och samma plattform
Redan vid den allra första demonstrationen insåg Miranda att Brainial erbjöd mycket mer än bara AI-genererad text. ”Från att identifiera och sålla anbud till att analysera dokument och stödja utarbetandet av anbud – hela processen samlas på en och samma plattform. Jag märkte omedelbart att Brainial hade skapats av människor som förstår de utmaningar som anbudsansvariga står inför.”

” workflow en är logisk, man behöver inte växla mellan olika verktyg och plattformen är otroligt enkel att använda.” Denna enkelhet spelade en viktig roll i beslutet. Miranda var inte ute efter ett komplicerat system som endast tekniska specialister kunde använda. ”Anbud är redan tillräckligt komplicerade. Det är en lättnad när verktyget som hanterar dem helt enkelt är effektivt och lättanvänt.”

Enflygande start med mer än 63 års kunskap
Enligt Miranda gick implementeringenav Brainial förvånansvärt smidigt. Eftersom Bruns redan hade sammanställt sina starkaste anbud och en standardiserad utvärderingschecklista kunde de snabbt ladda upp allt till plattformen. ”Tillsammans med Brainial s implementeringsansvarige förberedde vi miljön steg för steg.”

Det krävdes inte mycket övertygande internt. Kollegorna blev omedelbart entusiastiska och började snabbt använda plattformen. Naturligtvis anpassar sig vissa till ny teknik snabbare än andra, men enligt Miranda kommer den största inlärningen helt enkelt genom att använda den. ”Ju mer man arbetar med plattformen, desto bättre lär man sig vilka instruktioner som ger bäst resultat. Det handlar verkligen om att göra det.”

Snabbare beslut och utrymme för fler anbud
Idag använder Bruns Brainial för att snabbt granska nya möjligheter utifrån sina viktigaste kriterier. ”Efter att ha laddat upp anbudshandlingarna kan jag omedelbart identifiera de viktigaste kraven, riskerna och möjligheterna”, säger hon. Detta ger teamet en bättre grund för sitt beslut om att gå vidare eller avstå, utan att först behöva läsa varje dokument från början till slut.

När teamet väl har beslutat att gå vidare med anbudet går processen också snabbare och smidigare. Relevant information är lättare att hitta, resultaten kan spåras tillbaka till källan och anbuden kan anpassas mer effektivt efter de specifika kraven i varje upphandling. Som ett resultat kan Miranda hantera fler upphandlingar inom samma tillgängliga kapacitet, samtidigt som hon behåller större kontroll över processen. ”Ledtiden flyter smidigare och jag känner att jag har bättre kontroll”, förklarar hon.

Nu slipper man leta igenom gamla filer
När Bruns beslutar sig för att lämna in ett anbud, Brainial , lyfter systemet fram den mest relevanta kunskapen, expertisen och projekt erfarenheten för just den aktuella upphandlingen. ”Vår egen historia utgör grunden”, förklarar Miranda. ”Bruns har funnits ganska länge, så vi har byggt upp en omfattande kunskapsbas. Utmaningen ligger i att göra den kunskapen lättillgänglig när man behöver den.”

Varje kund och varje projekt är unikt. ”Brainial hjälper oss att snabbt hitta den expertis och erfarenhet som är mest relevant, så att vi kan fokusera våra insatser på att ta fram ett förslag som verkligen speglar kundens behov.”

Därmed kan Bruns dra större nytta av sin mångåriga erfarenhet och samtidigt se till att varje förslag är kundorienterat, relevant och noggrant anpassat till det specifika projektet.  

Utnyttja ditt teams kunskap om anbud på ett bättre sätt
Vill du se hur Brainial kan göra din egen kunskap om anbud omedelbart sökbar och återanvändbar? Boka en demonstration och upptäck hur du kan kombinera tidigare anbud, företagets kunskap och nya anbudshandlingar för att skapa starkare, faktabaserade anbud på kortare tid.  

‍