Från 30 dokument till en tydlig översikt: så här Brainial hos Draaijer Heyday
Från 30 dokument till en tydlig översikt: så här Brainial hos Draaijer Heyday
Från strategisk rådgivning och arbetsplatsutformning till gästfrihet och (hållbar) fastighetsförvaltning: Draaijer Heyday guidar organisationer genom hela livscykeln för deras arbetsmiljö. Företaget bedriver sin verksamhet genom ett nätverk av specialiserade varumärken som betjänar både den offentliga och den privata sektorn, och upphandlingar spelar en central roll i det arbetet.
Anbudsansvarig Lilian har ansvaret för alla inkommande förfrågningar om anbud och anbudsinfordringar. Tillsammans med innovationsansvarig Brandon Kwey ledde hon införandet av Brainial. I case study här case study berättar de just om varför de valde ett specialiserat anbudsverktyg och hur det gick.
Kostnaden för budgivning baserad på magkänsla och spridda dokument
Varje ny upphandling väcker samma frågor: ska vi lägga ett bud eller inte, kan vi uppfylla alla krav, vilka risker finns det? ”Dessa beslut fattades alltför ofta utifrån magkänsla, eller för att någon kände rätt person internt. Inte på grundval av en ordentlig analys av de inkommande dokumenten”, säger Lilian.
Det blir kostsamt. Att utvärdera ett anbud kräver mycket tid av organisationens ledande befattningshavare innan man ens vet säkert om man kommer att lämna in ett anbud. Utan rätt verktyg innebär det att man manuellt måste gå igenom dussintals sidor, jaga svar via e-post och leta efter information som är utspridd i olika mappar. Draaijer Heyday hade redan testat ett internt Copilot-pilotprojekt, men det löste inte analysproblemet. ”Copilot kan hjälpa till med skrivandet, men inte mycket mer än så”, säger Lilian. Det var då det stod klart att de behövde något som var specialutvecklat för anbud.
Varför Brainial inte något annat?
Beslutet att välja Brainial efter en urvalsprocess som pågick i nästan ett år och där flera systerbolag var inblandade. Två faktorer blev till slut avgörande: licensstrukturen passade organisationens storlek, och de befintliga integrationerna med AFAS och SharePoint innebar att Brainial smidigt Brainial i de system som de redan använde.
Implementeringen gick smidigt, till stor del tack vare support starka support Brainial team. ”Vår kontaktperson på Brainial helt fantastisk”, säger Lilian. ”Steg för steg, med praktisk hjälp, och sedan fortsatte vi där vi slutade vid nästa tillfälle. De kliver till och tittar på saken om man fastnar.”
De vann sitt största anbud på önskelistan redan första dagen
Det allra första anbudet som Lilian hanterade via Brainial vara ett som stod på allas önskelista. ”Vi lade in det anbudet direkt i Brainial. Om man ska tala om att kastas rakt in i det djupa vattnet, så var det precis det här.” De vann.
Den snabba införandet hade även en inverkan internt. Lilian demonstrerade Brainial med hjälp av ett förslag som styrelseledamöterna själva hade ägnat hela helgen åt att läsa igenom. ”De ville verkligen se: upptäcker det det här, och det här? De blev imponerade.” Den bekräftelsen gjorde det mycket enklare att få internt stöd.
En tidsbesparing på 16 till 28 timmar per anbud samtidigt som kvaliteten förbättras
”Den största skillnaden är att man får en tydlig överblick över vad anbudet egentligen kräver och att man kan se all information på en gång”, säger Lilian. Brainial cirka 16 till 28 timmar per anbud i analysfasen. Men för henne är kvalitetsvinsten lika viktig. ”Man har helt enkelt mycket bättre koll på vad man pratar om när man skriver ett anbud. Kvalitetsförbättringen är lika viktig som tidsbesparingen.”
Tidigare brukade trettio dokument spridas ut över teamet, och alla fokuserade på lite olika saker, men nu utgår alla berörda parter från samma prioriteringslista. När ett ändringsmeddelande kommer in uppdateras alla åtgärdspunkter automatiskt. ”Normalt skulle man behöva hålla reda på det manuellt. Nu sköter Brainial det åt dig.”
feature för anbud används flitigt. När man skriver ett anbud kan kollegorna ställa frågor direkt om dokumenten: vilket certifikat krävs, går det att ta in en extern partner? Svaret kommer tillbaka med en källhänvisning. Lilian: ”Det är verkligen en livräddare i de där sista stressiga ögonblicken när man fortfarande måste vara på tårna.”
Brainial ersätterBrainial en anbudshanterare
Brainial definitivt ingen ersättning för en anbudshanterare. Det är ett verktyg”, säger Lilian. Och hon ser hur det fungerar i praktiken. Det forskningsarbete och den administrativa delen av anbudsprocessen försvinner i stort sett helt. ”Man behöver egentligen bara förbereda och skicka in de certifikat som krävs. Det frigör tid för det strategiska arbetet, vilket är mycket mer tillfredsställande.”
Brandon förklarar varför de valde ett specialiserat anbudsverktyg framför allmän AI:Brainial harBrainial en gedigen kunskaps- och expertisbas som bygger på hela anbudsprocessen. Och eftersom så många olika typer av företag använder plattformen fortsätter den att förbättras. Ett egenutvecklat verktyg kan helt enkelt inte konkurrera med det.”
Att komma igång är halva jobbet
”Kasta dig bara in i det. Håll huvudet kallt och fortsätt att tänka.” Det är Lilian råd till alla som fortfarande tvekar inför att införa AI i sin anbudsprocess. Börja inte med ett testfall – börja med ett riktigt fall. Precis som Draaijer Heyday gjorde. Är du nyfiken på vad det kan innebära för din anbudsprocess? Begär en demo vialänken.
