Jorritsma Bouw har kortat ner tiden för anbudsförberedelser med hjälp av Brainial

Att analysera en 50-sidig urvalsguide är en rejäl uppgift. Det kan ta flera timmar av din dyrbara tid, men det är ett avgörande steg för att ta fram ett starkt anbud. För Hermien Terwisscha van Scheltinga, koordinator för förkvalificering på Jorritsma Bouw, har den tidskrävande processen förvandlats till en snabb och enkel uppgift som nu bara tar 2 minuter.

Tack vare Brainial innebär det att de slipper lägga så mycket tid på att gräva sig igenom dokument och istället kan ägna mer tid åt att finslipa sin strategi, skriva bättre anbud och upptäcka motsägelser innan något skickas in. I den här artikeln får du veta varför Jorritsma Bouw valde Brainial och hur anbudsförberedelserna blev snabbare, smartare och mycket roligare.

‍

Om Jorritsma Bouw

Jorritsma Bouw grundades 1880 av Johannes Jorritsma i ett kanalhus i Bolsward och har sedan dess vuxit till ett av de största byggföretagen i norra Nederländerna. Med cirka 250 anställda och en årlig omsättning på över 100 miljoner euro är företaget verksamt inom kommersiellt byggande, bostadsbyggande och industriprojekt – allt från små renoveringar till storskaliga, tekniskt komplexa byggprojekt. Företaget har nu funnits i fem generationer, är fortfarande familjeägt och fortsätter att bygga.

Precis som för många andra byggföretag är anbud en central del av hur Jorritsma får sina projekt. Teamet hanterar hela anbudsprocessen: från svar på förkvalificeringar till slutliga anbud, inom en bred variation av projekttyper och kunder. Just denna bredd är det som gör processen krävande: varje anbud kräver ett skräddarsytt tillvägagångssätt, noggrann dokumentanalys och tät samordning mellan olika kompetensområden.  

När det första analyssteget plötsligt tar några minuter istället för timmar sparar det teamet enormt mycket tid. Hur effektivt och noggrant teamet hanterar varje anbud har direkt inverkan på vilka anbud de vinner.

‍

”Demonstrationen räckte för att övertyga mig”

Chris Wesselink, chef för inköp och samarbeten, hade workflow en tid letat efter sätt att integrera AI i Jorritsmas workflow . I april deltog han i en Brainial , och det räckte för att övertyga honom om att byta till vår plattform. ”Grundarna av Brainial djup branschkunskap. De förstår hur vi tänker och hur vi arbetar. En av dem har en bakgrund inom byggbranschen. Dessa faktorer tillsammans gör Brainial bästa partnern för att förbättra vår anbudsprocess.”

Introduktionen var välstrukturerad och praktiskt inriktad: fyra arbetsmöten där kärnteamet från Jorritsma fick lära sig hur plattformen fungerar av våra medarbetare. Ingen långdragen införandefas, inget IT-projekt som tog månader – redan efter kort tid använde Hermien, Chris och anbudsteamet Brainial pågående anbudsförfaranden.

‍

Ett annorlunda (men bättre) sätt att arbeta på

Skillnaden jämfört med deras tidigare arbetssätt blev omedelbart tydlig. Medan Hermien tidigare var tvungen att gå igenom omfattande urvalsriktlinjer sida för sida, visar Brainial direkt den relevanta informationen. ”Tack vare Brainial analysfunktioner kan jag nu få en tydlig överblick över en 50-sidig urvalsriktlinje på fem minuter.”

Det handlar inte bara om tidsbesparing, utan det har helt förändrat hur teamet förbereder sig inför en anbudsgivning. Istället för att lägga timmar (eller ibland till och med en hel dag) på att läsa igenom och strukturera dokument innan ett enda ord har skrivits, kan teamet nu gå direkt till den del som faktiskt kräver deras expertis. Analysen är en utgångspunkt, inte en flaskhals som håller teamet som gisslan.

Förutom att de kan arbeta betydligt snabbare drar de också nytta av att vårt verktyg uppmärksammar inkonsekvenser. När två delar av ett dokument innehåller motstridig information Brainial detta. Till exempel: när man ställer frågor om tekniska kompetenser för två specifika upphandlingar identifierar verktyget två motstridiga svar i olika delar av samma dokument. Den typen av motsägelser är lätta att missa när man läser manuellt och under tidspress. Hermien tar nu med dessa iakttagelser i den formella begäran om förtydligande, vilket minskar risken redan innan ett enda anbud lämnas in. Chris tillägger: ”Brainial hittarBrainial på svar. Om informationen inte finns i dokumenten visas ingenting. Vi kan också själva validera svaren.”

‍

Från analys till utkast på nolltid

Förutom att analysen går betydligt snabbare använder teamet även Brainial skriva mer övertygande urvalstexter på kortare tid. Det första steget i varje anbudsförfarande är ett övertygande svar på förhandskvalificeringen för att bli inbjuden att lämna ett prisanbud. Hermien skräddarsyr dessa texter noggrant efter kundens specifika önskemål och krav. Hon vet vilka referenser som fungerar bäst för en kund inom utbildningssektorn jämfört med en inom industrin, och vilka formuleringar som ger bäst effekt. Att hitta rätt material från tidigare anbud innebar tidigare att man fick bläddra igenom mappar och gamla dokument, men nu är det en sökfråga som ger resultat på några sekunder.

Chris: ”Med mindre ansträngning får vi bättre insikt. Vi kan nu mycket snabbare ta fram ett utkast som vi kan dela internt. Brainial lär sig Brainial av den feedback vi får från kunderna. Denna återkopplingscykel, som är inbyggd i plattformen, innebär att kvaliteten på våra förslag förbättras ännu mer med tiden.”

‍

Vad händer nu?

Nästa steg för anbudsteamet på Jorritsma är att utöka åtkomsten. Det nuvarande kärnteamet, som består av en anbudsförfattare, en företagsjurist, en chef för beräkning och teknik samt flera projektledare, kommer snart att förstärkas med ingenjörer och kalkylerare. Eftersom hela specifikationen finns i Brainial kommer de själva att kunna slå upp projektdetaljerna: vem som ansvarar för vad, vad som har avtalats och vad som fortfarande är öppet.

Chris räknar med att ha 60 anbud i Brainial ett år. Hermien uttrycker det tydligt: ”Vi har nu mer tid att ta fram ännu bättre förslag.” Och den tiden är viktig. Den ger teamet utrymme att fatta mer välgrundade beslut, utforma förslag som är bättre anpassade till kunden och förvandla bra förslag till sådana som har större chans att vinna.

‍

Den korta versionen

Jorritsma Bouw har lyckats minska den tid det tar att få en tydlig överblick över anbudshandlingarna från timmar till minuter. De upptäcker motsägelser innan de lämnar in ett anbud och kan därmed utforma bättre anbud på kortare tid. Dessutom bygger de upp ett växande kunskapsarkiv om anbud som hela teamet kan dra nytta av.

Så blir det när ett team slutar kämpa mot sina verktyg och istället börjar använda ett som verkligen passar. Vill du att ditt team ska uppleva samma sak? Boka en demonstration med Brainial