Hur McCoy & Partners förnyade sin anbudsprocess med hjälp av Brainial

Från tre veckor till två dagar: Hur McCoy & Partners förändrade sin anbudsprocess med hjälp av Brainial

Jacques Scheutjens vet exakt vad som händer när en 400-sidig anbudshandling landar på hans skrivbord. Då börjar sökandet: gamla e-postmeddelanden, delade mappar och kollegornas kollektiva minne. Som försäljnings- och marknadschef på McCoy & Partners, en SAP-implementeringspartner med cirka 350 anställda i Nederländerna, har han upplevt detta på egen hand.  

Företaget genomför åtta till tio anbudsförfaranden varje år – projekt som kan pågå i över ett år och involvera dussintals personer under flera månader. Det måste finnas ett bättre sätt. I den här kundberättelsen förklarar Jacques hur McCoy & Partners med hjälp av Brainial lyckades minska den tid som krävs för att fylla i anbudsformulär från tre veckor till bara två dagar.

Antal arbetsdagar innan man ens kunde sätta igång

Innan man började använda Brainial skedde hela anbudsprocessen manuellt. Varje ny upphandling innebar att man måste börja sökandet från början. ”Man fick helt enkelt hoppas på att man kunde hitta rätt kollega som fortfarande mindes, eller att dokumenten fanns någonstans där man kunde hämta dem”, säger Jacques. Med upphandlingar som innehöll hundratals eller till och med tusentals frågor kunde bara den sökningen ta flera dagar. Stora upphandlingar består ofta av dussintals separata dokument, där samma krav kan formuleras på olika sätt på olika ställen. Sådana motsägelser är nästan omöjliga att upptäcka genom manuell granskning.

McCoy & Partners letade inte aktivt efter en ny lösning. Men när Brainial dem och demonstrerade plattformen insåg de omedelbart skillnaden. Tjugo kvalificeringsfrågor besvarades automatiskt utifrån de uppladdade anbudshandlingarna. Det som tidigare tog flera dagar gick nu på några minuter. För Jacques var det allt bevis han behövde. ”Ända sedan vi såg Brainial demonstrationen har jag inte tittat på några alternativ”, säger han. ”Och jag känner inte att jag behöver det.”

Från kvalificering till ifyllda frågeformulär på två dagar

Idag använder McCoy & Partners Brainial redan Brainial det ögonblick en anbudsförfrågan kommer in. Den första frågan är alltid: Är det här ett uppdrag som är värt att satsa på? För att besvara den frågan arbetar teamet med en standarduppsättning på cirka tjugo kvalificeringsfrågor:

• Finns det någon budget?

• Passar detta tillämpningsområde vår verksamhet?

• Är marknaden relevant?

Tidigare var man tvungen att manuellt gå igenom högar av dokument för att besvara dessa frågor. Nu Brainial svaren direkt utifrån den uppladdade dokumentationen. Den största förbättringen ligger i frågeformulärsfunktionen. När det gäller anbud som innehåller dussintals eller till och med hundratals frågor exporterar McCoy & Partners frågeformuläret till Excel och laddar upp det till Brainial.

Brainial matchar Brainial varje fråga med svar från tidigare anbud. ”Förut tog det oss tre veckor att fylla i 80 % av frågeformuläret”, säger Jacques. ”Nu klarar vi det på två dagar.”

Förtroendet växer för varje anbud

Första gången teamet använde Brainial fanns det naturligtvis en viss skepsis. Upptäckte plattformen verkligen den här detaljen? Är svaren verkligen korrekta? ”Ju mer man arbetar med den, desto tydligare blir det att Brainial rätt svar i cirka 90 % av fallen och med rätt sammanhang. Plattformen sköter det tunga arbetet, men det är fortfarande du som bestämmer vad som slutligen ska skickas in”, säger Jacques. Han kontrollerar inte längre alla tjugo kvalificeringsfrågor manuellt. ”’Tillräckligt bra’ är faktiskt en underdrift. De är helt enkelt bra.”

Källhänvisningar spelar en viktig roll för att bygga upp detta förtroende. Teammedlemmarna kan omedelbart se varifrån ett svar kommer: från vilken tidigare anbudsförfrågan och i vilket sammanhang. Ibland Brainial ett svar utan källhänvisning, till exempel när det inte finns något jämförbart tidigare fall i kunskapsbasen. Plattformen anger detta tydligt, vilket gör det möjligt för teamet att upptäcka när ytterligare manuell granskning behövs.

Mindre krångel, mer fokus

För Jacques är den största förändringen hur teamet nu hanterar anbud. ”Ett anbud innebär mycket arbete och en hel del krångel”, säger han. ”Många kollegor är lättade över att Brainial stöttar dem.” Att sätta igång ett anbud känns mycket mindre överväldigande eftersom förberedelsefasen kräver betydligt mindre arbete.

Den tid som tidigare gick åt till att söka igenom dokumentation och leta fram gamla svar läggs nu på att utarbeta bättre anbud. Mer tid för innehållet. Mer tid för det som verkligen utmärker ett vinnande anbud. Jacques ser inte heller Brainial en färdig produkt. Varje månad tillkommer nya funktioner, och varje månad upptäcker teamet ytterligare ett sätt att förbättra anbudsprocessen.

Är du redo att gå från anbud till svar snabbare?

Vill du arbeta på samma sätt som Jacques och hans team gör idag? Boka en demonstration och upplev vad Brainial göra för din anbudsprocess.

Om Brainial målgrupp huvudsakligen består av personer bosatta i Storbritannien kan jag även anpassa texten till brittisk engelska (t.ex. anbudshandlingar, anbudsteam, program, medan, organisation osv.) för att ge ett ännu mer naturligt intryck.

‍