Rengöringsspecialisten CSU moderniserar anbudsprocessen med Brainial

Rengöringsspecialisten CSU moderniserar anbudsprocessen med Brainial

CSU, Nederländernas största städföretag, får en stor del av sina intäkter från offentliga upphandlingar. Ineffektiv upphandlingshantering var därför ett kostsamt problem. "Upphandlingsprocessen är ett mångfacetterat monster", säger kommersiell direktör Ruud van Swieten. "Vi förlorar mycket tid på att läsa och analysera texter, med risken att förbise viktiga detaljer." Därför implementerade CSU Brainial AI-drivna programvara för upphandlingshantering.

Tekniken gör skillnaden

CSU har över 10 % av marknaden och betjänar tusentals kunder, från lokala tandläkarmottagningar och grundskolor till sjukhus och universitet. Ruud har byggt upp omfattande erfarenhet av anbudsprocesser under sina 25 år inom organisationen. ”Jag ansvarar för juridiska frågor rörande offentliga upphandlingar, relationshantering, data och den löpande utvecklingen av vår anbudsprocess”, förklarar Ruud. Tack vare sin expertis såg han var tekniken kunde göra skillnad.

Anbud: Ett monster med många huvuden

Offentliga upphandlingar är avgörande för CSU:s tillväxt. Cirka 60 % av deras intäkter kommer från upphandlingsprocesser. Med ett team på cirka 35 specialister arbetar organisationen med att analysera och svara på komplexa upphandlingar. Oftast under pressade tidsfrister.

"Anbudsprocessen är ett mångfacetterat monster", förklarar kommersiell direktör Ruud van Swieten. "I ett anbud får man ofta en hög med dokument: från specifikationer och upphandlingsvillkor till avtalsutkast och KPI:er. Allt måste granskas, förstås och analyseras för att man ska kunna fatta bra beslut och skapa ett starkt förslag. Det tar enormt mycket tid."

Brainial intelligent assistent

För att hantera denna utmaning har CSU under flera månader samarbetat med Brainial smart assistent i sin anbudsprocess. Den AI-drivna programvaran för anbudshantering hjälper till med dokumentsökningar, riskidentifiering och hämtning av relevant information från tidigare anbud.

"Brainial i första hand ett tillägg för oss just nu", förklarar Ruud. "Vi använder det som ett hjälpmedel för att fatta beslut om att gå vidare eller inte på ett snabbare och mer grundligt sätt. Till exempel för att snabbt se vad alla dokument säger om hållbarhet. Sedan samlar vår expert alla relevanta avsnitt på en gång, vilket är användbart för en bra sammanfattning och välgrundade råd. Det sparar inte bara tid utan ger också en trygghet i att man inte missar något."

De planerar att integrera Brainial fullt ut Brainial CSU:s systemlandskap, inklusive anslutningar till andra system som SharePoint och deras ERP. På så sätt vill de arbeta mot en smartare, effektivare och mer konsekvent anbudsprocess.

AI för social påverkan

Samarbetet mellan CSU och Brainial bara om effektivitet. CSU är också aktivt engagerat i Code for Responsible Market Behavior, den sociala standarden inom städbranschen, som fokuserar på respekt för städare, hållbar anställbarhet, transparens och rättvis prissättning.

Ruud, styrelseledamot i Code, såg en möjlighet att även här låta AI bidra socialt. Studenter från Amsterdams universitet och Amsterdams universitet för tillämpad vetenskap undersökte hur teman från Code har dykt upp i anbud under de senaste åren. På grund av den stora mängden data och avsaknaden av en enhetlig analysmetod riskerade forskningen att avstanna.

På CSU:s förslag Brainial sitt verktyg och support gratis. Detta gjorde det möjligt för studenterna att analysera på ett målinriktat sätt och avslöja mönster på kort tid. Vad hade de att säga om det? "Utan Brainial hade det aldrig fungerat."

Blickar framåt: Mer än bara tidsbesparingar

Även om vi bara har börjat är CSU positivt inställda till samarbetet med Brainial. Programvaran hjälper redan till att identifiera risker snabbare och förhindra dubbelarbete. Men Ruud ser mycket större potential.

"Det handlar inte bara om tidsbesparingar", betonar Ruud. "Det handlar också om att bättre belysa de risker som oundvikligen är förknippade med anbudsförfaranden. Vi vill skapa konsekventa, välgrundade förslag som motsvarar våra standarder OCH kundens förväntningar. Brainial med det."

‍

Upptäck hur du kan vinna fler anbud med Brainial? Boka en demo här.

‍