Lägg inte tid på att bygga upp ett anbudsbibliotek

I samtal med olika företag har vi fått veta att många anbudsteam försöker använda en tender teksten bibliotheek syfte att minska arbetsinsatsen och höja kvaliteten på anbudssvaren. Tidsramarna för upphandlingar blir allt kortare samtidigt som dokumentationen blir mer omfattande. Att utnyttja en central kunskapsbas med era erfarenheter, tidigare resultat och företagsövergripande information för att skapa kvalitativa svar snabbare låter lockande. För att minska den tid och ansträngning som krävs för att återskapa innehåll varje gång, samtidigt som informationens kvalitet och noggrannhet hålls under strikt kontroll, fyller anbudsinnehållsbibliotek ett syfte där innehållet är repeterbart. Att bara klippa och klistra in tidigare anbudssvar kan självklart potentiellt diskreditera styrkan i erbjudandet och ditt rykte. Trots de uppenbara fördelarna med ett anbudsinnehållsbibliotek fungerar det absolut inte i praktiken!

‍

Med de bästa avsikter lägger många anbudsteam många timmar på att bygga upp innehållsbibliotek under årets lugnare perioder, i hopp om att de ska kunna utnyttja det återanvända innehållet när det blir bråttom. Vi har sett team som under sommarmånaderna ägnar sin tid åt att märka historiska anbudssvar och fylla innehållsbibliotek i både professionella system och egenutvecklade system, inklusive Excel-kalkylblad. Oftast lyckas de inte fylla innehållsbiblioteket helt och ställs inför följande problem:

• det finns inte tillräckligt med innehåll i biblioteket;
• Det är svårt att hitta information i tender teksten bibliotheek.
• det finns ingen tid att hålla innehållsbiblioteket uppdaterat;
• ingen tar ansvar, och snart finns det ett bibliotek med äldre innehåll. 

‍

På Brainial är vi övertygade om att det är ett enormt slöseri med tid att skapa en tender teksten bibliotheek traditionellt sätt. Med Brainial Tender Assist klassificeras och märks varje textdel och stycke. Allt anbudsinnehåll och alla anbudsdokument har gjorts fullt sökbara, både bokstavligt och i sammanhanget med nyckelordet. Inom kort kan allt innehåll hittas omedelbart. Brainial smart search kan användas inom ramen för ett anbud, men också för alla (historiska) anbudsuppgifter. Filter kan ställas in och smart search kan användas för att omedelbart hitta vad som helst på dokumentnivå, men också på stycknivå. Praktiska funktioner som att visa dokumentet, visa den dokumentsida där sökresultatet förekommer, en klickbar referens till anbudsprojektet, en referens till kunden och resultatet av anbudsvärderingen kan användas för att snabbt välja det innehåll som bäst passar dina behov.

‍

Vi anser att återanvändning och återbruk inte är samma sak som att klippa och klistra. Att använda delar av dina tidigare anbud kan hjälpa dig att snabba på din anbudssvar och använda det som utgångspunkt för att beskriva hur du förstår kundens behov och hur du på ett unikt sätt kan lösa kundens problem. Med Brainial kan Brainial enkelt och omedelbart hitta all anbudsinformation du behöver. Vill du prova? Boka en demo så hjälper vi dig att komma igång.

‍