AI inom byggbranschen: Hur Heijmans gick från spridda Excel-filer till tydlighet med Brainial

Heijmans gick från kaos till klarhet med Brainial

Från regionala projekt till komplexa nationella uppdrag: hos en framgångsrik aktör som byggföretaget Heijmans pågår anbudsprocessen ständigt. Framgångsrik, ja – men också fylld med högar av dokument, otaliga möten och ändlösa Excel-ark.

”Ibland satt jag fortfarande och gick igenom filer på kvällen, bara för att vara säker på att jag inte missat något”, säger Stefvan Breed, avdelningschef på Heijmans Infra i nordvästra regionen.

Han berättar hur hans team sa adjö till manuellt arbete och splittrade arbetsmetoder. Och hur Brainial skapar trygghet, struktur och fokus i en process som aldrig står stilla. ”Plötsligt inser man: det behöver inte vara så här längre.”

Manuellt arbete och fragmenterad information

Heijmans har varit ett välkänt namn inom den nederländska byggbranschen i över hundra år. Ändå innebar anbudsprocessen fram till nyligen fortfarande en enorm mängd manuellt arbete, förklarar Stefvan. ”Anbuden kom in via TenderNed. Vi läste igenom dem från början till slut och gjorde en sammanfattning, samtidigt som vi letade efter rätt dokument.”

Varje region hade också sitt eget sätt att arbeta. ”Jag hade en e-postmall med frågor, medan andra arbetade i Excel-filer. Det fanns ingen enhetlig metod, vilket innebar att informationen var spridd och kunskapen svår att hitta. Filerna var antingen begravda i mappar eller lagrade separat. Och om man ville uppdatera en kollega var man ofta tvungen att börja om från början.”

Skapa ordning i kaoset  

Stefvan kom först i kontakt med Brainial genom Paul Jezeer, som tidigare arbetade på Heijmans men nu ingår i Brainial .

”Han berättade om en demonstration han hade varit på av ett system som skapar klarhet redan i början av anbudsprocessen. Jag insåg genast att vi också behövde något sådant. Det skulle spara oss enormt mycket tid. Framför allt skulle det göra det möjligt för oss att gå över till ett enhetligt arbetssätt, där allt finns tillgängligt på ett och samma ställe.”

Förtjänad tillit

Eftersom Paul känner både Brainial Heijmans utan och innan gick implementeringen smidigt. Ändå gjorde Stefvans team inledningsvis mycket dubbelarbete. ”Verktyget måste fortfarande bevisa sitt värde i praktiken. Men vi såg snabbt hur bra AI:n fungerade.”

Idag litar Stefvan fullt ut på systemet: ”På morgonen öppnar jag min Tender Alert, skannar igenom alla relevanta anbud och fokuserar bara på undantagen.”

Alla var inte övertygade från början. ”Särskilt kollegor som höll fast vid sina välbekanta Excel-metoder behövde tid för att anpassa sig. Men jag gillar att ta ledningen, och nu använder de också verktyget med fullt förtroende.”

Arbeta effektivt, färre sena kvällar

Idag använder Heijmans Brainial bara för den initiala skanningen, utan också för att skriva projektförslag med Proposal Writer och hämta specifika anbudskrav via Tender Chat. ”Du ställer en fråga och får omedelbart rätt dokument, med rätt stycke markerat.”

”Allt jag redan har granskat är också synligt för andra. Det är extremt användbart. Det betyder att man inte behöver uppfinna hjulet på nytt varje gång eller duplicera arbetet. Som ett resultat behöver jag inte längre spendera mina kvällar på att kontrollera anbud och filer: jag kan gå hem med sinnesro. Denna effektivitet frigör tid som jag kan ägna åt andra viktiga saker”, säger Stefvan.

Samarbete med Brainial

Stefvan är inte bara entusiastisk över själva programvaran, utan också över samarbetet med Brainial. ”Vi har månatliga möten och genom feedbackfunktionen kan alla användare dela med sig av sina synpunkter. Dessutom får vi möjlighet att aktivt bidra med idéer till nya funktioner.”

Att Brainial så bra Brainial i anbudsprocessen gör en enorm skillnad, enligt Stefvan. ”Det är inte ett generiskt system, utan det följer verkligen vårt arbetssätt. Och eftersom Paul känner till vår verksamhet kan vi agera snabbt.”

Fred, utrymme och klarhet

”Tack vare Brainial har jag nu mycket mer sinnesro, utrymme och klarhet i mitt arbete. Jag behöver inte längre komma ihåg allt själv, vilket ger mig friheten att verkligen fokusera på innehåll och strategi igen.”

Vill du skapa mer lugn, utrymme och tydlighet i din egen anbudsprocess? Boka en demo och se själv hur Brainialanbudsspecifika AI kan support team.

‍

‍