Hur ” Brainial ” blev en del av Breedweers anbudsprocess – och dess team

Man vet att en programvara verkligen har tagits till sig när ett team inte längre ser den som ett verktyg, utan nästan som en extra kollega. Hos facility services -leverantören Breedweer har Brainial till och med fått ett eget namn: ”Barry”. Barry är delaktig i varje anbud, hjälper teamet att hämta relevant kunskap från tidigare anbud och gör det mycket snabbare att få ner ett starkt första utkast på papper. Som ett resultat kan Breedweer arbeta med fler anbud samtidigt och lägga mer tid på den del som i slutändan gör skillnaden.

Hur blev då ” Brainial ” en så självklar del av Breedweers anbudsprocess, och vad bidrar ”Barry” med till teamet idag? Du kan läsa allt om det i det här fallet

AI:s intåg har skakat om branschen
‍Facility services -leverantören Breedweer grundades för flera decennier sedan i stadsdelen med samma namn i Heemskerk. Företaget har vuxit enormt på relativt kort tid och har nu för sjunde året i rad utsetts till ett av Nederländernas 250 snabbast växande företag. I takt med att Breedweer har vuxit har företaget i allt högre grad konkurrerat om större uppdrag genom anbudsförfaranden.

”Vi märkte att många anbud innehöll samma kvalitetsrelaterade frågor, vilket innebar att vi ofta var tvungna att manuellt söka igenom tidigare anbud”, säger Jeffrey La Rooij, som arbetar med försäljning. Införandet av AI fick teamet att fundera. ”Skulle inte den här processen kunna göras betydligt effektivare? Det var så vi till slut hittade Brainial ”, förklarar Jeffrey. För även om Breedweer genom åren hade byggt upp en stor kunskap om anbud, var sättet att använda och återanvända den kunskapen fortfarande en mycket manuell process.

Manuell sökning efter kvalitetskrav
Eftersom många anbudsförfrågningar innehöll liknande kvalitetsrelaterade frågor brukade teamet ofta gå tillbaka till tidigare skrivna texter när de arbetade med ett nytt anbud. ”Det kunde bli en riktig jakt”, förklarar Jeffrey. ”Vi brukade arbeta från en enhet i molnet. Varje anbud hade flera mappar och dokument: anbudshandlingarna, en kalkyl och en mapp med texter och utvärderingar.”

När de skrev hade Jeffrey och hans team ett gammalt anbud öppet på den ena skärmen och ett tomt Word-dokument på den andra. ”Inte för att kopiera avsnitt ord för ord, utan för att använda idéer och tillvägagångssätt från tidigare anbud i ett nytt förslag. Vilka texter använder man? Vilka fick bra respons, och vilka fick inte det? Det kunde lätt ta flera timmar – eller ibland till och med dagar.”

Världen rusade iväg, men anbudsprocessen halkade efter
I takt med att arbetsprocesserna blev smartare och snabbare började den manuella upphandlingsprocessen alltmer kännas oaktsam. ”Om AI-verktyg kan göra allt så mycket snabbare, varför var vår upphandlingsprocess fortfarande huvudsakligen manuell? Detta skulle väl kunna göras mycket effektivare, tänkte vi.” Det var så företaget så småningom fann Brainial ”Samarbetet kändes bra redan från början”, säger Jeffrey. ”Vi fick ett varmt välkomnande och det kändes direkt som en match.”

Under introduktionsperioden lärde sig Jeffrey och hans kollegor hur vår programvara fungerar, vilka funktioner som finns tillgängliga och framför allt hur man ställer rätt frågor. ”Den input man lägger på Brainial måste vara tillräckligt bra för att få den output man vill ha. Vi var mycket medvetna om det.” Det är därför teamet medvetet lade ner mycket tid under implementeringsfasen på att konfigurera och fylla i miljön ordentligt. ”Vi skördade omedelbart frukterna”, säger Jeffrey. ”Vi vann faktiskt den allra första upphandlingen vi arbetade med Brainial "

Brainial känns som en kollega
Ju mer Breedweer arbetade med Brainial , desto mer naturligt blev plattformen en del av dess anbudsprocess. Så naturligtvis, faktiskt, att Brainial fick så småningom ett eget namn. ”Barry kom upp som ett skämt en dag”, säger Jeffrey. ”Men nu skriver vi sms med Barry, får hjälp av Barry och i stort sett alla vet vem Barry är. Han är nästan den enda som inte går med oss ​​på fredagseftermiddagsdrinkar”, skämtar Jeffrey.

Att vår programvara nu har fått ett eget namn säger mycket om hur djupt ” Brainial ” har rotat sig i Breedweers arbetssätt. ”Vi öppnar inte bara programvaran när vi behöver slå upp något snabbt. Barry är numera delaktig i varje anbud vi arbetar med. Det känns verkligen som en extra kollega som tänker med oss, hämtar information och hjälper oss att snabbare ta fram ett starkt första utkast”, förklarar Jeffrey.

Vad skulle Barry säga?
Inom Brainial , teamet extraherar de viktigaste punkterna i anbudsförfrågningarna och använder en fast uppsättning frågor för att snabbt avgöra om ett anbud är tillräckligt intressant att gå vidare med. ”Tack vare Barry kan vi otroligt snabbt se om ett anbud är värt vår tid. Den tid vi tidigare lade ner på att lista ut allt detta kan nu investeras i att utveckla och förbättra de anbud vi faktiskt 'provar'.” Därefter är det upp till Jeffrey att börja skriva.

”Där jag tidigare brukade ägna flera dagar åt att söka information, jämföra och ta fram en första version kan vi nu få ner ett första utkast på papper mycket snabbare.” Tack vare detta kan Breedweer nu hantera betydligt fler anbud samtidigt. ”Jag laddar upp dokumenten och låter Brainial skriva ett första utkast. Naturligtvis kräver varje anbud fortfarande en skräddarsydd strategi, men i vissa fall är den första versionen redan så bra att vi kan använda den med relativt få ändringar”, säger Jeffrey.

Ge ditt ömma team en Barry
Om Jeffrey var tvungen att välja anbudsprogram igen idag, skulle han inte behöva mycket tid att tänka på det. ”Vi är oerhört nöjda med vår 'nya kollega'. Vi kan arbeta med fler anbud samtidigt, utveckla ett första utkast snabbare och lägga vår tid på de saker som faktiskt hjälper oss att vinna en anbudsupphandling”, avslutar han. Vill du veta var du ska fokusera din uppmärksamhet snabbare, precis som Breedweer? Barry... Eh, Brainial samlar dina anbudsdokument, tidigare anbudskunskaper och utvärderingar i en och samma miljö.

Det innebär att du snabbare kan avgöra om det är värt att satsa på en upphandling, hämta relevant information från tidigare anbud betydligt snabbare och ta fram ett starkt första utkast tidigare. Boka en demonstration och upptäck hur Brainial frigör tid för den del av din anbudsprocess där du verkligen kan göra skillnad.

‍