Hur Oosterhof Holman återanvänder kunskap från 500 anbud med Brainial
Som entreprenör inom anläggnings- och infrastrukturbranschen är Koninklijke Oosterhof Holman verksamt inom ett brett spektrum av discipliner. Företagets projekt sträcker sig från broar och vägar till rörledningar och trafikledning. Denna breda kombination av expertis kräver också många olika typer av kunskaper. Därför sätts ett nytt anbudsteam samman inför varje anbud. Därefter är det upp till anbudsförfattaren Arjan Zijlstra att sammanställa all denna information och omvandla den till ett starkt anbud.
I det här avsnittet av ” case study ” berättar Arjan om de utmaningar han ställdes inför under anbudsprocessen, varför Oosterhof Holman valde ” Brainial ” och hur han nu använder kunskapen från cirka 500 tidigare anbud för att mycket snabbare ta fram ett starkt första utkast.
Varje anbud kräver ett unikt tillvägagångssätt
Eftersom Oosterhof Holman är verksamt inom så många olika discipliner kan det ena anbudet gälla en bro och det nästa landskapsarkitektur. Varje anbud kräver därför en unik kombination av tekniska specialister, kostnadsexperter och projektmedlemmar. Arjan ansluter sig till det team som behövs för just det anbudet och sammanställer alla deras synpunkter till en sammanhängande helhet. ”Den tekniska kunskapen finns hos specialisterna. Jag samlar in deras synpunkter och omvandlar dem sedan till ett så starkt förslag och en så övertygande handlingsplan som möjligt.”
Innan Brainial infördes fungerade processen i stort sett på samma sätt, men betydligt mindre effektivt. ”Förberedelserna inför en anbudsgivning tog längre tid”, förklarar Arjan. Informationen måste samlas in manuellt, och en stor del av kunskapen fanns helt enkelt bara i kollegornas huvuden. Ibland hade man redan lagt ner mycket tid på en anbudsgivning innan det stod klart att uppdraget egentligen inte passade Oosterhof Holman.
Ett verktyg som samlar all din kunskap om upphandlingar på ett ställe
I takt med AI:s framväxt började Oosterhof Holman aktivt söka efter sätt att använda tekniken effektivt i sitt arbete. ”Anbudsprocessen framstod snabbt som ett självklart område”, säger Arjan. Till en början kan ett verktyg som ChatGPT verka vara det logiska valet. Men Oosterhof Holman stötte snart på dess begränsningar. ”Gamla anbud var inte organiserade på ett överskådligt ställe, och man kan inte fortsätta lägga till dokument i all oändlighet.” Därför fortsatte företaget sin sökning.
När Brainial lanserades blev teamet ganska snabbt övertygat. ”Det fantastiska är att man verkligen arbetar i en miljö som är specifikt anpassad för just vårt företag”, förklarar Arjan. ”Alla tidigare anbud finns samlade på ett ställe. Och när man ställer en fråga om ett visst anbud hämtar Brainial faktiskt fram alla dokument som rör just det anbudet.” Det gör svaren mycket mer specifika. De baseras på de relevanta anbudshandlingarna och Oosterhof Holmans egen, tidigare uppbyggda kunskap.
Ställ en fråga, kontrollera källan och gå vidare
Enligt Arjan är källhänvisningarna på Brainialen annan stor fördel. ”Som anbudsförfattare hanterar man en enorm mängd dokumentation, ibland hundratals sidor. Under ett möte kan man plötsligt ifrågasätta en viss detalj eftersom ingen vet exakt vad specifikationen säger.” Tidigare innebar det att man var tvungen att öppna dokument, söka, bläddra och hoppas på att snabbt hitta rätt stycke. ”Nu öppnar jag helt enkelt Tender Chat, ställer frågan och får omedelbart ett svar med källhänvisningen inkluderad. Det håller processen igång och jag vet direkt var svaret kommer ifrån.”
Allt fler kollegor upptäcker nu hur användbart det är. Det krävdes visserligen en del ansträngning i början för att införa det nya verktyget. ”För vissa har cementen redan härtat lite”, skämtar Arjan. Därför fortsatte Oosterhof Holman att aktivt främj support s införande internt. Utbildningar anordnades, och medarbetare från Brainial besökte företaget för att ge vägledning, demonstrera plattformen och svara på frågor. ”På så sätt blev Brainial gradvis en del av arbetssättet för allt fler.”
Urval bland 500 anbud
Enligt Arjan är den största tidsbesparingen att man kan få tillgång till information från tidigare anbud mycket snabbare. ”En praktikant undersökte Brainial som en del av sitt examensarbete. Vi använde rekommendationerna från hans rapport för att ytterligare förbättra hur vi använder och organiserar Brainial.” Plattformen innehåller nu cirka 500 tidigare anbud, komplett med etiketter och utvärderingar. ”Det innebär att vi kan bygga vidare på kunskapen från tidigare anbud mycket snabbare när en ny möjlighet dyker upp.”
Att utgå från denna kunskap innebär inte att Arjan bara kopierar och klistrar in gammalt innehåll. ”Varje anbud kräver fortfarande ett skräddarsytt tillvägagångssätt. Men genom åren har vi utvecklat metoder som bevisligen har fungerat. Dessa beskrivs ofta redan mycket väl i tidigare anbud. Brainial hjälper mig att snabbt hitta dem och använda dem som utgångspunkt för en ny plan.” Där detta tidigare tog flera dagar kan Arjan nu ta fram ett första utkast inom några timmar. ”Skrivprocessen går helt enkelt mycket snabbare.”
Att snabbare få ner de första 30 % på papper
”Naturligtvis kräver varje anbud fortfarande ett skräddarsytt tillvägagångssätt”, betonar Arjan. ”För varje uppdrag anpassar och finjusterar man innehållet utifrån upphandlarens krav.” Brainial skriver inte bara ett färdigt anbud som är klart att lämna in. Det största värdet för Arjan är att verktyget hjälper honom att skapa en stark grund mycket snabbare. ”Med Brainial kan jag få de första 30 procenten av anbudet på papper väldigt snabbt.” Arjan medger med ett leende att han egentligen är ganska skeptisk till AI. ”Jag föredrar att skriva saker själv. Jag vill också behålla kontrollen över det.”
Och det är just därför som Brainial fungerar så bra för honom. En stor del av sökandet sköts åt honom, medan Arjan själv ansvarar för innehållet, tonen och anpassningen. Det ger honom mer tid över för de återstående 70 procenten. ”Och det är just där man sätter sin egen prägel, övertygar upphandlaren och till slut vinner över dem.”
Ett arbete som nu ger resultat
För att möjliggöra sådana riktade sökningar har Oosterhof Holman märkt sina tidigare anbud enligt relevanta egenskaper. ”För varje anbud lade vi till relevanta etiketter, tillsammans med anbudsriktlinjerna och kundens utvärdering. Tack vare dessa etiketter kan jag nu söka mycket specifikt. Jag kan till exempel söka efter byggteam, samarbete eller kostnadskontroll. Jag kan snabbt hitta ett jämförbart förslag och även se hur kunden reagerade på det.”
Med Tender Search hittar Arjan inte bara tidigare material, utan även sammanhanget kring det: vilken metod som användes och hur den utvärderades. Det är till stor nytta för Arjan, och även för hans kollegor. ”Jag har numera det mesta av kunskapen ganska väl lagrad i huvudet, men nyligen anställde vi till exempel en ny anbudsförfattare. Det är otroligt användbart att han kan få tillgång till den kunskapen direkt. Det innebär också att jag faktiskt kan åka på semester utan att anbudsarbetet stannar upp”, skämtar Arjan.
”Att jag inte tittar på konkurrenterna är kanske den största komplimangen”
När han får frågan om han skulle välja ” Brainial ” igen idag behöver Arjan inte fundera länge. ”För att vara ärlig har jag inte riktigt följt vad konkurrenterna har gjort på sistone, så det är svårt för mig att jämföra. Men det faktum att jag inte har känt något behov av det är kanske den största komplimang jag kan ge ’ Brainial ’.”
Vid det här laget har plattformen blivit en fullt integrerad del av hans workflow. ”Jag känner den utan och innan. Den är användarvänlig och jag är oerhört nöjd med den.” Och alla de minuter och timmar som han sparar bidrar till just det som Arjan värdesätter mest: mer tid att omvandla ett starkt första utkast till ett övertygande förslag.
Vill du också skriva ditt första utkast snabbare?
Är du nyfiken på hur mycket tid Brainial skulle kunna spara i din anbudsprocess? Boka en demo och upptäck hur du kan omvandla din befintliga kunskap om upphandlingsprocesser till en flygande start för varje ny affärsmöjlighet.
