Hur tidigare bud kan leda till framtida vinnande bud | Brainial

Hur tidigare anbud lägger grunden för framtida vinnande anbud – och hur man lämnar anbud som ett proffs

De flesta anbudsteam betraktar ett inlämnat anbud som slutet på arbetet med just det anbudet. Man lämnar in det, väntar på resultatet och går vidare till nästa möjlighet. Men de mest effektiva och smarta anbudsteamen nöjer sig inte med det. De frågar sig: vad har vi lärt oss av det här anbudet, och hur kan vi använda den kunskapen när vårt team tar sig an nästa? Och de här teamen? De lämnar sina konkurrenter långt bakom sig med varje nytt anbud. Upptäck hur de gör det och lär dig alla knep – i den här artikeln.

Ett anbud är mer än bara ett förslag

En anbudsprocess ger mycket mer än bara det dokument ni lämnar in. Under processens gång lär sig ert team vilka argument som väger tungt, vilka bevis som övertygar och vilka insatser som fungerar bra för vilken organisation som helst. Ni kommer också att se vilka risker som upptäcktes tidigt, vilka val teamet gjorde och på vilka punkter kunden ställde sig tveksam.

Förslaget är alltså bara ett av resultaten. Det verkliga värdet ligger i allt som processen avslöjar: resonemanget bakom varje svar och de avsnitt som fick höga eller låga poäng (och varför). Merparten av den kunskapen stannar kvar i den enskilda anbudsmappen, och det är där förlusten börjar. Det vore synd att bortse från dessa lärdomar och börja nästa anbud från noll.

Att lagra information är inte detsamma som att lära sig

Många organisationer förvarar sina anbud på ett bra sätt. Men en mapp full av gamla dokument på er delade hårddisk är inte detsamma som att ha en kunskapsdatabas som ni använder för att förbättra era framtida anbud. Det är bra att skilja ut tre nivåer av lärande från ert tidigare arbete:

• Arkivering innebär att man kan hitta ett anbud igen för att använda det som kunskapsunderlag – nästan alla har redan det ordnat med SharePoint eller en delad enhet.

• Återanvändning innebär att man tar fram ett tidigare svar igen – men att kopiera och klistra in fungerar bara om svaret fortfarande passar frågan, sammanhanget och kunden.

• Lärande är den nivå som de flesta team förbiser – det handlar om mer än att bara återanvända gammal information; det handlar om att veta vad som gick bra och vad som kunde ha gjorts bättre.

Det är först på den tredje nivån som tidigare insatser börjar stärka nästa bud, istället för att bara göra det möjligt. När man befinner sig på den nivån ger man bud som om man vet vad man gör.

Framgångsrikt innehåll kräver sammanhang

En nyans är värd att uppmärksamma här: ett svar som vann en upphandling är inte automatiskt ett starkt, standardiserat svar som bör användas om och om igen. Dess framgång berodde på den fråga det behandlade, det kriterium som det bedömdes utifrån och den marknad det var skrivet för.

Utan det sammanhanget blir ett framgångsrikt svar en belastning. Teamet infogar det i ett nytt anbud med en annan fråga och en annan kund, och antar att resultatet blir detsamma. Innan du återanvänder ett svar bör du ta reda på vilket betyg det fick, vilken feedback det fick och varför det fungerade.

Slingan som gör varje bud smartare

För att nå den tredje nivån krävs det en del ansträngning. Inte bara när det gäller individuella uppgifter, utan också för att förändra sättet ni arbetar på som team. De flesta team ser sin anbudsprocess som en rak linje, istället för en kontinuerlig cykel. Valen leder till ett anbud, anbudet utvärderas, återkopplingen skapar ny kunskap och den kunskapen ligger till grund för nästa anbud. Om man hanterar det på det här sättet blir varje anbud träningsdata för ert team – och det är just den nivån ni vill nå.

På det här sättet är förluster lika viktiga som vinster. En vinst visar att din strategi fungerade, men ger sällan någon klar bild av vad som avgjorde utgången. En förlorad upphandling ger ofta mer konkreta svar: den visar var en konkurrent var starkare, vilka argument som inte höll måttet, var det saknades underlag och vilka kriterier som krävde ett mer övertygande svar.

Den verkliga fördelen

Som du säkert redan har gissat så utarbetar de bästa anbudsteamen inte ett helt nytt anbud från grunden varje gång. De bygger upp ett system där varje inlämnat anbud bidrar till att göra nästa bättre, och där både framgångar och misslyckanden ger upphov till lärdomar som teamet kan dra nytta av i framtiden. Denna omställning – från att bara ta fram anbud till att dra lärdom av dem – är det som skiljer ett upptaget anbudsteam från ett team som ständigt blir bättre.

Vill du veta hur mycket värdefull kunskap om anbudsförfaranden du går miste om efter varje anbud? Vår vitbok om de dolda kostnaderna med fragmenterade anbudsförfaranden är en bra utgångspunkt.