Ett anbud på en halv dag? Lelie Zorggroep klarar det med Brainial.

Ett anbud på en halv dag? Lelie Zorggroep klarar det med Brainial.

Som regional rådgivare vid Lelie Zorggroep, en vårdorganisation som tillhandahåller hemvård, vård på vårdhem och community support över hela Nederländerna, ingår det i arbetsuppgifterna att svara på anbud. Varje nytt vårdavtal med en kommun eller vårdmyndighet kräver ett omfattande anbud. Det innebär mycket arbete, mycket dokumentation och mycket liten marginal för fel.

Martine Dekker, regionrådgivare vid Lelie Zorggroep, kände alltför väl till den pressen. Det förändrades när hon började använda Brainial Proposal Writer. ”Tidigare kunde jag lägga en hel dag på bara ett avsnitt i en anbudshandling – att göra research, intervjua kollegor, skriva om texten och bearbeta synpunkter – men nu kan jag klara samma arbete på en halv dag.”

I den här artikeln berättar Martine hur hon går tillväga vid anbudsförfaranden idag.

Att lägga för mycket tid på att leta efter rätt krav

Den största utmaningen när man svarar på anbud är inte bara själva skrivandet. Det är allt som kommer före det: att ta reda på exakt vad den upphandlande myndigheten efterfrågar, identifiera alla krav och se till att man inte förbiser något viktigt. Anbudshandlingarna är ofta omfattande och komplexa, vilket gör det lätt att missa viktiga detaljer.

Martine: ”Man vill ju vara säker på att man inte förbiser några krav. Denna research tog alltid mycket tid för mig. När jag hörde talas om Brainial Proposal Writer bestämde jag mig för att prova det direkt. Verktyget analyserar automatiskt anbudshandlingarna, extraherar alla relevanta krav och skapar ett första utkast baserat på tidigare anbud och befintliga kunskapsdokument. Det innebär att jag inte längre behöver gräva igenom högar av dokument själv, vilket sparar enormt mycket tid.”

Hur Martine går tillväga vid en ny upphandling

‍Hurfungerar egentligen Proposal Writer? Martine förklarar: ”Så fort jag laddar upp anbudshandlingarna extraherar Brainial alla relevanta krav och hämtar svar från tidigare anbud. Inom kort är det första utkastet klart. Alla källor syns, så jag kan direkt se var varje svar kommer ifrån och om det fortfarande stämmer. Det ger mig stor trygghet.”

Därefter bygger hon vidare på utkastet, lägger till sin egen personliga prägel och färdigställer förslaget i enlighet med Lelie Zorggrupps stil och strategi. ”Det tyngsta arbetet är redan gjort. Jag behöver bara finjustera innehållet och slutföra förslaget. Det sparar tid och ger mig en mycket bättre överblick över hela processen.”

Skillnaden? Dagarna har blivit timmar

Idag ser Martines arbetsdag helt annorlunda ut . ”Förr brukade jag börja arbeta med ett anbud på morgonen och fortfarande vara upptagen vid dagens slut”, säger Martine. ”Jag tillbringade timmar med att granska dokument, samla in krav och skriva allt för hand. Det var helt enkelt så vi arbetade.”

Snabbare från förfrågan till anbud?

För Martine är det tydligt vad Brainial : mindre tid åt sökande, bättre överblick och mer tid att fokusera på innehållet. Brainial en AI-driven plattform som är särskilt utvecklad för hantering av anbud och som stöder teamen genom hela anbudsprocessen. Proposal Writer är en feature plattformen som automatiserar det tidskrävande forsknings- och utformningsarbetet i samband med att svara på anbud, vilket gör att teamen kan fokusera på förslagets innehåll, kvalitet och strategi istället för att söka efter kravspecifikationer.

Är du nyfiken på hur vår anbudsspecifika programvara fungerar i praktiken? Boka en demonstration och upplev det själv.

‍

‍