Vad kostar egentligen en 100-sidig anbudshandling för ert team?

Det är därför som ”bid bogging” tar så mycket tid i anspråk för ditt anbudsteam utan att förbättra ditt anbud.

En anbudsförfrågan landar på ditt skrivbord och du ser hur sidantalet sakta kryper över hundra. Och det är innan du ens har räknat bilagorna. Någonstans bland alla dessa stycken finns de krav som avgör om din anbudsansökan är giltig och de tidsfrister som du absolut inte får missa. Så du börjar läsa, markera och bläddra fram och tillbaka i dokumenten. Det är knappast den mest givande delen av anbudsprocessen.

Men det är just här som en överraskande stor del av tiden – och pengarna – tyst och stilla försvinner. Och alltför ofta är det just de mest erfarna medarbetarna som tillbringar timmar med detta utan att egentligen märka det. Ett slöseri med värdefull kompetens, om du frågar oss. Därför tittar vi i den här artikeln på var dessa dolda kostnader kommer ifrån och hur man kan förhindra att de återkommer vid varje ny anbudsgivning. Det är precis vad vi menar med ”bid bogging”.

‍

De timmar som tyst glider förbi
Det är sällan som en enda person behöver granska ett anbud. Juridiska avdelningen utvärderar avtalsvillkoren, ekonomiavdelningen tittar på den kommersiella lönsamheten och ämnesexperter kontrollerar om det som efterfrågas faktiskt går att leverera. Med ett anbud på 100 sidor kan ditt team lägga ner en betydande mängd tid på att gå igenom allt. Och när det väl är klart går ytterligare timmar åt till att sammanfatta alla dessa separata analyser till en enda tillförlitlig översikt.

Vi vill helst inte vara de som måste berätta det här för er, men någon måste göra det. Om ni regelbundet stöter på följande frågor under er anbudsprocess är det stor risk att ni drabbats av ”bid bogging”. Med det menar vi att ert team ser upptaget och produktivt ut, samtidigt som värdefull tid som borde ägnas åt anbudet i tysthet rinner bort genom sökande, dubbelarbete och oändliga samordningar. Allt känns nödvändigt, men bidrar ändå knappt alls till att göra ert anbud starkare än konkurrenternas.

Känner du igen någon eller flera av dessa situationer? Då kan du lida av ”bid bogging”.

• "I vilken bilaga stod det viktiga kravet egentligen?”
• ”Behöver vi fortfarande jämföra slutsatserna från våra analyser?”
• ”Har du redan tittat på den här delen, eller ska jag sätta mig in i den?”

Kostnaden består inte bara av arbetstimmarna
Det är rimligt att beräkna kostnaden för en anbudsgivning i timmar. Tre specialister ägnar vardera två timmar åt analys, anbudsansvarig sammanställer allt, och därefter följer ytterligare en granskningsomgång. Lägg ihop timarvodena så får man en ganska tydlig bild.

Men den beräkningen bortser från det som kanske är det viktigaste. Vad mer kunde en erfaren anbudsansvarig ha gjort under just de två timmarna? Skrivit ett mer träffsäkert svar, finslipat erbjudandet eller samarbetat med en ämnesexpert för att hitta just den särskiljande faktorn som gör ert anbud minnesvärt.

Och det är just det som är så frustrerande: er mest erfarna anbudsexpert lägger värdefull tid på grundläggande sökarbete, när dennes expertis istället skulle kunna utgöra skillnaden mellan ett anbud som uppfyller kraven och ett verkligt övertygande förslag. Den där lilla extra gnistan dyker inte upp plötsligt i sista minuten innan tidsfristen går ut. Ni måste skapa utrymme för den under hela processen.

En snabb verklighetskontroll: ta din senaste anbudsförfrågan och glöm för ett ögonblick det totala antalet timmar det tog. Titta istället bara på den tid som ditt team lade ner på att söka, kontrollera, sammanställa information och undersöka saker på nytt. Den siffran säger ofta mycket mer än den totala ledtiden. ‍

‍

Gör din upphandlingsprocess smartare för att utnyttja din tid bättre
Din nästa upphandling kommer förmodligen inte att bli dramatiskt kortare. Men den tid som ditt team lägger på att söka, jämföra och kontrollera? Det kan du göra något åt.

Se till att analyser inte skapas isolerat, att slutsatser alltid kan spåras tillbaka till rätt källa och att tidigare uppbyggd kunskap omedelbart är tillgänglig för alla som behöver den. Det förhindrar att kollegor gör om samma arbete och minskar den tid som er anbudsansvarige måste lägga på att pussla ihop informationen.

Med rätt verktyg behöver du inte längre skapa den översikten manuellt. Analyser, källor och befintlig kunskap sammanförs och är tillgängliga för hela teamet.

Det är här Brainial kommer in i bilden. Tender Analyzer extraherar automatiskt krav, risker och tidsfrister från anbudshandlingarna, inklusive relevanta källhänvisningar. Med Tender Assist kan du ställa frågor direkt om anbudet och återanvända kunskap från tidigare anbud. Detta bidrar till att undvika dubbelarbete och onödig samordning, vilket ger mer tid för välgrundade beslut och bättre svar.

Är du nyfiken på hur Brainial fungerar? Vi visar dig gärna i en demonstration.